Module "Convocations"

Présentation

Certaines étapes du chantier nécessitent d’organiser un rendez-vous et de prévenir les bons interlocuteurs. Avec Archireport, vous pouvez générer en un clic vos convocations aux moments clés du projet :

• Réception des travaux
• Lancement de chantier
• OPR
• …ou tout autre rendez-vous, grâce à un modèle personnalisable

Deux formats d’envoi au choix, selon vos habitudes :
📬 Imprimable (à envoyer en recommandé avec A/R)
🖋️ Envoyée depuis Archireport, avec signature à distance

Ce module vous permet ainsi :

• de notifier officiellement les entreprises concernées de la date de réception
• d’envoyer une convocation conforme au Code civil (art. 1792-6), notamment pour les convocations de réception
• d’éviter les oublis ou erreurs sur les coordonnées et informations du projet
• de choisir votre mode d’envoi, papier ou numérique

Téléchargez un exemple de convocation.

Ce module est gratuit et intégré à tous les comptes Archireport.

Fonctionnement

Activez le module

Une fois votre projet créé, cliquez sur la « roue crantée » des paramètres de votre projet.

Sélectionnez le module “Convocations” dans la liste des modules complémentaires.

Un nouveau menu "Convocations" est automatiquement ajouté dans le menu de votre projet à gauche.

Générez vos convocations

Cliquez d'abord sur l’onglet “Convocations” (1) du menu de gauche, puis sur la première convocation créée (2).

Puis cliquez sur la « roue crantée » de votre convocation pour accéder aux paramètres de configuration.

Vous accédez ainsi à des paramètres à compléter qui permettront de générer automatiquement vos convocations.

• le type de convocation que vous souhaitez éditer : Lancement, OPR, Réception, et Autres (le modèle personnalisable)
• la liste des intervenants à convoquer
• les dates de convocation et de réception souhaitées

Une fois ces informations complétées, validez et cliquez sur "Générer le rapport" en bas à gauche.

Vous accédez ensuite à deux options d'export :

• Une version formatée et prête à être imprimée pour envoi postal avec A/R 📨
• Une version pouvant être envoyée directement par email via Archireport 💻

Dans les deux cas, vous avez sur la droite une roue crantée, qui vous permettra d'avoir accès aux paramètres de votre convocation.

Une fois que vous aurez cliqué sur la roue crantée souhaitée, vous arriverez sur une page "Préférences du compte-rendu". Il vous suffit de vous rendre dans la rubrique "Convocation" et vous aurez accès aux éléments personnalisables à compléter. Complétez comme vous le souhaitez puis validez en cliquant sur "Suivant" en haut à droite.

Sélectionnez les intervenants concernés

A cette étape, vous pouvez sélectionner les intervenants à qui vous souhaitez adresser la convocation. Une fois sélectionnés, il ne vous reste plus qu'à valider en cliquant sur "Suivant" en haut à droite.

Signature dématérialisée via Archireport

Si vous sélectionnez l'option "Envoi via Archireport", cela génère un PDF qui sera automatiquement envoyé par email aux intervenants de votre projet.
Vous avez la possibilité de le signer directement dans l'application en cliquant sur "Signatures" en haut du PDF généré.

Une fois votre signature apposée, cliquez sur "Terminer" pour valider. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre convocation aux intervenants.

Vous pouvez au passage proposer à ces derniers de signer directement en ligne le document, en cochant l'option "Demander une signature" ✍️
Il ne vous reste plus qu'à valider en cliquant sur "Suivant".

Mis à jour le : 04/06/2025